Process Mining: Die „Big-Data-Revolution“ für Geschäftsprozesse (2022)

Publiziert am 26. Oktober 2017 von unter: , Digitalisierung

Process Mining: Die „Big-Data-Revolution“ für Geschäftsprozesse (2)

@ istock.com / guvendemir

(Video) 15. INFOMOTION BI Innovation Day - Vortrag zum Thema Process Mining - von Big Data zu Smart Data

Die immer wiederkehrende Optimierung und fortlaufende Verbesserung der Geschäftsprozesse gehört zu den Klassikern des Managements – und ist gleichzeitig Garant für eine höchstmögliche Prozessqualität, Geschwindigkeit und Kosteneffizienz.

Spezifische Optimierungsinitiativen – also das fokussierte „Aufräumen und Verschlanken“ der Geschäftsprozesse – finden meist in Zeiten ausgeprägten Wachstums oder auch starken Kostendrucks statt – gerne aber auch vor oder bei großen Systemeinführungen. Dann muss es meistens sehr schnell gehen: Wie ist die KPI-Prozess-Performance, wo sind Schwachstellen, Leistungslücken und Ineffizienzen, wie müssen die Prozesse (und Strukturen) umgebaut werden, wie ist die Roadmap, was bringt es insgesamt und was kostet es.

Typischerweise setzen (auch sehr große) Unternehmen heute noch Methoden „der 90er Jahre“ ein. Eine solche „Prozessoptimierung 1.0“ erkennt man an detaillierten Prozesserhebungen in vielen funktionsübergreifenden Workshops, ausschnittsweisen Datenanalysen mit Excel und zeitintensiven Führungskräfte-Interviews. Mit anderen Worten: An einer hohen Belastung von Schlüsselfiguren in der Organisation, an langen Analysezeiträumen – und oft auch an einer „wackeligen“ Analysequalität.

Im Zuge der Digitalisierung der Geschäftsprozesse setzt Process Mining als zukunftsweisender Ansatz zur „4.0-Prozessoptimierung“ auf einer intelligenten Nutzung von „Big Data“ aus den Prozessen auf.

Process Mining – Die nächste (R-)Evolutionsstufe der Prozessoptimierung

Andere Lebensbereiche zeigen ein ähnliches Bild: Während Verletzungen und Krankheiten noch vor wenigen Jahrzehnten nur durch oberflächliches Abtasten untersucht werden konnten, ermöglichen Kernspintomographen heute äußerst klare Diagnosen für zielgerichtete Behandlungen. Process Mining ist in diesem Bild der Kernspintomograph für die Geschäftsprozessoptimierung: Process Mining wertet die von ERP- und anderen Datenverarbeitungssystemen generierten Massendaten aus, um Prozesse „in Gänze“ strukturiert und tiefgehend zu analysieren, um klare KPI-Potenziale zu identifizieren und wirksame Stoßrichtungen zur Optimierung abzuleiten. Und das in sehr kurzer Zeit – und mit nur wenigen Workshops. Eine typische „Kernspin-Analyse“ eines Geschäftsprozesses läuft dabei wie folgt ab:

1. Datenauswahl und -bereitstellung

Zunächst wird der zu analysierende Unternehmensprozesses „end-to-end“ abgegrenzt und die für die Analyse relevanten Systemdaten definiert. Von diese Daten wird dann ein Abzug für einen repräsentativen Zeitraum erstellt. Dieser wird im Anschluss gemäß den spezifischen Bedürfnissen aufbereitet und mit weiteren Informationen angereichert.

2. Prozessvisualisierung

Die Visualisierung der Prozessdaten zielt auf die Erzeugung eines klaren Bilds über den Zustand und die Komplexität des Prozesses. Dabei werden die die massenhaft durchlaufenden Vorgänge (z. B. Buchungen, Materialflüsse) auf Basis ihrer Zeitstempel zeitlich und bezüglich ihrer „Wege durch das Unternehmen“ strukturiert. Daraus ergibt sich sehr schnell der sogenannte „Happy Flow“ – also der Ablaufplan des automatisch erkannten, häufigsten Prozessdurchlaufes. Abhängig von der Zielsetzung kann die Visualisierung dann schrittweise bis zu einem „Full Picture“ aller möglichen Prozessdurchläufe erweitert werden.

(Video) Webinar: Wachstum durch den Einsatz von Big Data & Data Science

3. Schwachstellenanalyse

Dieser Schritt zeigt Abweichungen von einem Idealzustand, also insbesondere „Sonderlocken“, „Wiederholschleifen“ oder zu hohe Durchlaufzeiten. Gleichzeitig können dadurch auch sofort die Ursachen für diese Probleme erkannt werden. Ein Prozess kann so sowohl auf Gesamtprozessebene (z. B. wie lange dauert der Prozessdurchlauf im Mittel und von Prozessschritt A bis Prozessschritt B) als auch auf Einzelprozessschrittebene (z.B. für welche Kunden und Produkte wird der Angebotspreis mehr als dreimal geändert) analysiert werden.

4. Maßnahmendefinition und Potenzialbewertung

Process Mining liefert ein klares Bild vom Zustand (Komplexitäten, Ineffizienzen) wie auch von den dahinter liegenden Ursachen. Daraus lassen sich sehr einfach Stoßrichtungen zur Optimierung ableiten, die dann auch geeignet sind, die „KPI-Performance“ des Prozesses bezüglich Zeit, Kosten und Qualität zu steigern. Es ist immer der Anspruch in Process-Mining-Projekten, die Verbesserung „in Euro“ und damit in ihren GuV- und Bilanzwirkungen zu bewerten – also z. B. „Mehr-Umsatz“, „Kostensenkung“ oder „Working Capital-Reduktion“. Selbstverständlich werden auch die erforderlichen Umsetzungsaufwendungen berechnet und alle Maßnahmen nach Priorisierung auf eine Roadmap zur Umsetzung gebracht.

Anwendungsspektrum und Beispiele

Mit Process Mining können Leistungssteigerungspotenziale entlang der gesamten Wertschöpfungskette jeder Branche aufgezeigt werden. Einzige Voraussetzung ist es, dass ein Prozess „digitale Spuren“ in den Systemen eines Unternehmens (z. B. ERP- oder CRM-Systeme, branchenspezifische Sondersysteme) hinterlässt. Typische Beispiele für den hohen Nutzen von Process Mining sind die Reduktion der Durchlaufzeiten für Kundenanfragen und -angebote, die Beschleunigung der Bearbeitung von Reklamationen, die Reduzierung des Bestandsvolumens durch optimierte Dispositionsprozesse oder die Senkung des Working Capital durch effizientere Order-to-Cash Prozesse. Zwei Beispiele:

Beispiel 1: Reduktion Working Capital durch Optimierung des Order-to-Cash Prozesses

Ein großes, familiengeführtes Logistikunternehmen konnte im Rahmen eines Process Mining Projekts hohe Potenziale zur Reduktion des Working Capital identifizieren und realisieren. Für jede einzelne an die Kunden gestellte Rechnung wurde der Durchlauf durch den Rechnungserstellungs- und Clearingprozess detailliert analysiert. Die aufbereiteten Ergebnisse dieser Analysen zeigen unter anderem, welche Teams oder Mitarbeiter die Rechnungen an den Kunden häufig verspätet stellen, welche Kunden ihr Zahlungsziel regelmäßig überschreiten und nicht angemahnt werden oder welchen Kunden zu lange Zahlungsziele eingeräumt werden. Basierend auf diesen Detailinformationen konnten anschließend gezielt Prozesse angepasst und mit Kunden und Mitarbeitern an den jeweiligen Herausforderungen gearbeitet werden, um so eine hohe, schnelle und nachhaltige Verbesserung zu erzielen.

Beispiel 2: Beseitigung manueller Zusatzarbeiten im Purchase-to-Pay Prozess

Der Purchase-to-Pay Prozess ist ein weiterer typischer Prozess, in dem mittels Process Mining hohe Effizienzpotenziale realisiert werden konnten. Ein häufig auftretendes Problem in diesem Prozess waren mehrere zehntausend Preisänderungen, die nach der eigentlichen Auftragserstellung durchgeführt werden mussten und pro Änderung oft mehrere Minuten manuellen Aufwand verursachten. Gleichzeitig führt die hohe Anzahl an Einzelvorgängen, beteiligten Personen und Lieferanten dazu, dass systematisch auftretende Ursachen für diese Preisänderungen nicht isoliert und abgestellt werden konnten. Durch Process Mining konnten die Ursachen für manuelle Preisänderungen untersucht und über Maßnahmen adressiert und behoben werden.

(Video) Process Mining in der Versorgungswirtschaft mit cronos und celonis

Eine Management-Agenda

Process Mining ermöglicht ein neues, noch nicht dagewesenes Niveau bezüglich Qualität, Geschwindigkeit und Ressourcenschonung bei der Prozessoptimierung. Die Optimierung von Geschäftsprozessen wandelt sich damit von einer „schwierigen Übung“ zu einer leichten und häufiger durchführbaren Managementaktivität. Aus unserer Erfahrung aus solchen Projekten ergeben sich folgende Anregungen für die Top-Management-Agenda:

1. Chancen des „Daten-Golds“ nutzen

Vielen Entscheidern ist nicht bewusst, welchen Datenschatz die unterschiedlichen Systeme im Unternehmen jeden Tag generieren. Jeder Geschäftsprozess hinterlässt heute massenhaft „digitale Spuren“ – und ist damit für eine Optimierung durch Process Mining erstklassig geeignet. Es ist dabei nicht einmal zwingend erforderlich, dass die Prozesse vollständig standardisiert ablaufen.

2. Veränderungsimpulse durch Leuchtturmprojekte erzeugen

Mit Process-Mining-Projekten können sehr schnell Erfolge erzielt werden. Process Mining ist somit nicht nur ein „Tool“ oder eine „Einmalaktion“ – sondern kann vielmehr zu einem zyklischen Managementansatz entwickelt werden, um die Geschäftsprozesse laufend auf „Top-Zustand“ zu bringen und zu halten. Erfolgreiche Leuchtturmprojekte in werttreibenden Prozessen liefern einen wichtigen Beitrag, die Chancen von Process Mining zu belegen und Geschäftsprozess-Optimierung als Daueraufgabe zu verankern.

3. Potenziale für alle Unternehmensbereiche erkennen

Um mit Process Mining nachhaltig erfolgreich zu sein, darf es nicht als bloße IT-Initiative verstanden werden. Im Rahmen der Datenbereitstellung und -aufbereitung kann die IT gleichwohl einen wichtigen Projektbeitrag leisten. Das Prozesswissen muss jedoch aus den Fachabteilungen beigesteuert werden – nur „Domänenexperten“ können erkennen, welche Prozessprobleme durch welche Optimierungsmaßnahmen behoben werden können. Process Mining wird somit zu einem neuen und wirksamen Ansatz, die unternehmerischen Zielsetzungen und Vorgaben aller Bereiche zu unterstützen.

Dieser Beitrag ist unter weiterer Mitwirkung von Norman Walter und Bernd Leppla, Horn & Company entstanden.

Horn & Company ist eine Top-Management-Beratung, geführt von Partnern mit der Erfahrung aus verschiedenen großen Beratungshäusern. Mit über 60 erfahrenen Beraterinnen und Beratern liegt unser Beratungsfokus auf Strategie und Wachstum, Operative Effizienz sowie Restrukturierung. Projekte zur digitalen Transformation werden von der darauf spezialisierten Tochtergesellschaft neuland.digital betreut. Horn & Company arbeitet für Industrie und Handel, Banken, Versicherungen. In der Gesamtbewertung des Beratervergleichs TOP CONSULTANT belegt Horn & Company den ersten Platz und wurde somit über alle Kategorien hinweg als „Berater des Jahres 2016“ ausgezeichnet. Darüber hinaus wurde Horn & Company vom Wirtschaftsmagazin „brand eins“ in 2016 und 2017 in den Kreis der „Besten Berater“ aufgenommen (www.horn-company.de, www.neuland.digital).

(Video) Digitale Transformation: BI und Big Data treiben neue Geschäftsmodelle

Dieser Artikel erschien ursprünglich auf Digitales-Wirtschaftswunder.de, dem Themenblog der QSC AG

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FAQs

Welche Prozesse eignen sich für Process Mining? ›

Grundsätzlich eignet sich Process Mining für jeden zumindest teilweise digitalisierten Prozess. Am häufigsten wird es bei den Top-Level-Geschäftsprozessen angewendet: Purchase-to-Pay bzw. Procure-to-Pay (P2P) - Einkauf, Beschaffung bis Rechnungsausgleich.

Was ist Business Process Mining? ›

Process Mining ist eine Technologie zur systematischen Analyse und Auswertung von Geschäftsprozessen. Sobald eine Prozessinstanz durchlaufen wird, werden alle wichtigen Transaktionsdaten dazu in einer Log-Datei gespeichert. Welche Daten dann wichtig sind, liegt im Auge des Betrachters.

Was bringt Process Mining? ›

Die Process-Mining-Technologie ermöglicht es Unternehmen, diese Produktivitätsverzögerungen zu erkennen und zu minimieren. Maschinelles Lernen auf der Grundlage von Ursachenanalysen weist Sie sofort auf umsetzbare Schritte hin, um Effizienzverluste zu vermeiden und Tickets auf Anhieb zu lösen.

Wann Process Mining? ›

Process-Mining kann überall da zum Einsatz kommen, wo detaillierte Informationen über die einzelnen Schritte relevanter Geschäftsprozesse mithilfe von IT-Systemen erfasst und dauerhaft gespeichert werden. Es bietet sich beispielsweise dann an, wenn Unternehmen: Arbeitsabläufe über Workflow-Management-Systemen abwickeln.

Wie funktioniert Celonis? ›

Hinter dem Begriff verbirgt sich eine Technologie, die es erlaubt, auf Grundlage riesiger Datenmengen Prozesse zu analysieren. Dabei können Prozesse wie Lieferungen, Produktionen oder auch Bestellungen erfasst und ausgewertet werden. Ziel dahinter ist es, Ineffizienzen und Verbesserungspotenziale aufzudecken.

Was gehört zu Prozessmanagement? ›

Das Prozessmanagement umfasst die Planung, Durchführung, das Controlling sowie die Optimierung von miteinander verbundenen Aufgaben, also Unternehmensprozessen. Es beantwortet stets die Frage: "Wer macht was, wann und unter Zuhilfenahme welcher Ressourcen?". Im Fokus steht hier die Wertschöpfungskette.

Wer hat Process Mining erfunden? ›

Van der Aalst ist Mitbegründer des Process Minings; er erfand vor zehn Jahren die zugrunde liegende Technik. Drei deutsche Doktoranden der Technischen Universität München stießen auf seine Ergebnisse. Da befand sich die Forschung zum Process Mining noch in einem sehr wissenschaftlichen Stadium.

Was ist Celonis Process Mining? ›

Process Mining mit Celonis befasst sich mit der Analyse von Geschäftsprozessen und rekonstruiert mit seinen Algorithmen die Prozesse End-to-End automatisch anhand von sogenannten Footprints (s.u.): Transaktionsdaten aus allen relevanten Systemen mit Case-ID, Verarbeitungsdatum und ausgeübter Prozessaktivität.

Ist Analyse eines Prozesses? ›

Prozessanalyse bezeichnet die systematische Untersuchung (Analyse) von Prozessen und die Zerlegung in seine Einzelteile, um Verständnis für den Prozess zu erlangen und um Schwachstellen und Verbesserungspotentiale zu erkennen.

Ist Celonis börsennotiert? ›

Ein seit 2016 für das Jahr 2020 angestrebter Börsengang von Celonis wurde schließlich verworfen.

Wie viel kostet Celonis? ›

800 € p.a. Hinweis: alle Celonis Screenshots sind illustrativ und basieren nicht auf echten Kundendaten.

Ist Celonis ein guter Arbeitgeber? ›

195 Mitarbeiter haben diesen Arbeitgeber mit durchschnittlich 3,9 Punkten auf einer Skala von 1 bis 5 bewertet. 137 Mitarbeiter haben den Arbeitgeber in ihren Bewertungen weiterempfohlen.

Wer nutzt Celonis? ›

Deshalb arbeitet die Lufthansa-Tochter seit vier Jahren mit der Software des Unternehmens Celonis. Der Münchener Spezialist für Geschäftsprozesse ist gerade eines der wertvollsten Start-ups Europas geworden mit einer Bewertung von 9,1 Milliarden Euro.

Was gehört zu den Geschäftsprozessen? ›

Ein Geschäftsprozess ist eine Reihe miteinander verbundener Aufgaben, an deren Ende die Bereitstellung einer Dienstleistung oder eines Produkts für den Kunden steht. Ebenso wird eine Folge von Aktivitäten und Aufgaben, die zum Erreichen eines Unternehmensziels führen, als Geschäftsprozess definiert.

Was gibt es für Geschäftsprozesse? ›

Geschäftsprozesse oder betriebswirtschaftliche Prozesse gibt es in allen Unternehmensteilen, sei es im Verkauf, bei der Produktion oder im Controlling. Beispiele sind die Auftragsabwicklung, der Kreditvergabeprozess einer Bank oder die Ausbildung von Studenten in einer Universität.

Warum Geschäftsprozessmodellierung? ›

Ziele der Geschäftsprozessmodellierung

Ziel der Modellierung ist es, komplexe Sachverhalte der Realität auf eine einheitliche Sicht zu reduzieren. Dabei spielen auch regulatorische Vorgaben zur Dokumentation von Prozessen eine Rolle, etwa aus dem Qualitätsmanagement.

Wie funktioniert das Mining bei Bitcoin? ›

Beim Bitcoin Mining werden aktuelle Bitcoin-Transaktionen in Blöcken aufgezeichnet, die dann zu einer Blockchain oder den Aufzeichnungen über vergangene Transaktionen hinzugefügt werden. Bitcoin Miner verwenden Software, um transaktionsbezogene Algorithmen zu lösen, die Bitcoin-Transaktionen überprüfen.

Wann wurde Celonis gegründet? ›

Ist Celonis börsennotiert? ›

Ein seit 2016 für das Jahr 2020 angestrebter Börsengang von Celonis wurde schließlich verworfen.

Wem gehört Celonis? ›

Co-CEO / Co-Founder Alexander Rinke ist CO-CEO und Mitgründer von Celonis. Er ist verantwortlich für den US-Markt, das Marketing sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung der Celonis Process Mining-Technologie.

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Author: Annamae Dooley

Last Updated: 12/24/2022

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